关于全市城建档案专项检查情况的通报
淄建发〔2010〕18号
关于全市城建档案专项检查情况的通报
各区县建设局、高新区规土局，各建设单位（开发企业）：
为了认真贯彻落实《淄博市城市建设档案管理办法》（市政府令第68号），切实履行城建档案管理部门监督职能，根据淄建发 [2009] 115号通知精神，2009年11月市住建局组成两个专项检查组分别对五区三县建设局、高新区规土局及建设单位（开发企业）近三年工程档案管理进行了专项检查。现将这次专项检查的情况通报如下：
一、基本情况
检查组通过听取汇报、查看资料、现场问询等形式对各被检查单位贯彻档案法律法规、《淄博市城市建设档案管理办法》及相关配套制度的情况，城建档案工作的机构设置、“两书一证”落实情况、公共基础设施档案收集等方面进行了认真检查。
（一）区县城建档案检查情况
各区县、高新区都设有城建档案馆（室），均隶属于建设行政主管部门。城建档案馆（室）有专兼职人员、有设备、有固定的办公场所。据此次检查统计，各区县、高新区现有城建档案管理人员14人，其中在编8人，兼职6人；办公用房总面积1252.52㎡，其中库房面积约900㎡；共有档案柜140节，密集架119节；专用微机7台，复印机7台，打印机5台；馆藏档案合计53077卷，其中民用建筑档案占87.78％，城市基础设施档案占1.94％，声像档案占1.97％，工业档案占5.22％，其它档案占3.09％。7个区县实现计算机目录检索，部分区县数字化城建档案建设已有起色。临淄区建设局已晋升为国家一级档案馆，张店区、博山区、沂源县建设局晋升为省一级档案馆。周村区建设局被山东省档案局评为管理考核特级档案室。
（二）建设单位（开发企业）检查情况
对12个建设单位进行抽查，其中：8个单位有固定人员，6个单位配备档案库房，中房、美达、恒兴茂业、民泰、远景、圣亚房地产公司有专用库房、固定人员持证上岗、配备相应设施、制度上墙、档案整理规范。个别单位既没有档案管理人员也没有库房，没有完整的公共基础设施档案;部分单位存有综合设计图或专业管线设计图；电子档案缺失。
（三）城建档案的发展进步和主要工作成绩
1、各区县建设局针对具体情况不断改进工作方法和管理程序，建立了行之有效的内部管理制度和城建档案收缴管理办法，进一步提高了工作效率和档案质量。沂源县建设局制定了《沂源县城市建设档案管理办法》，建立了档案工作管理网络，完善了档案管理机制；博山区建设局制定了《关于报送建设工程竣工档案的程序》、《关于报送工程竣工档案的管理要求》，发到各建设、施工、监理单位，并经常监督检查落实情况；临淄区建设局采取对完整移交建设档案的单位退还墙改费的奖励措施和实行办理施工手续前先清理未交档案的制约措施，强化了城建档案资料的收缴力度。
2、城建档案工作人员的业务素质和管理水平有了明显的进步。各区县城建档案工作人员，重视专业知识学习和业务培训，同时还积极组织建设、施工、监理单位的档案人员参加各种业务技能学习和培训，并取得了合格证书。近三年培训人员500多人。
3、现代化档案管理手段逐步取代传统的管理方式，数字化城建档案资料比例逐渐增大。已有7个区县的建设局将部分城建档案录入微机，实施微机化管理。临淄区、沂源县和高新区建设局，开展了地下管线普查工作，建立了地下管线数据库。临淄区、博山区建设局将地下管线资料进行整理并刻制成光盘，为利用者提供便捷服务。
4、城建档案的有效利用率明显提高，在城市规划建设中发挥了重要作用。临淄区建设局制定并实行了档案借阅和效果反馈制度，做到登记、查阅、反馈一条龙服务。博山区建设局对馆藏档案进行分析综合，编制了各种参考资料，并将部分城建资料通过电脑进入局域网络，实现了局内各单位和开发企业资源共享。沂源县建设局根据档案借阅反馈信息编印了《档案利用效果实例汇编》，发挥了城建档案的积极作用。2009年区县城建档案馆（室）接待查档人员：高青100多人次，周村59人次，临淄、桓台、高新区各30人次。
5、城建档案工作目标管理已见成效。随着我市城建档案工作目标管理活动的深入开展，城建档案工作已纳入各区县建设局工作考核目标，逐步走向规范化管理轨道。城建档案工作年初有计划，年终有考核；内有严格的评定制度，外有企业和群众监督机制，使城建档案整个管理体制得到了强化。
6、建设单位（开发企业）能够按照要求签订《建设工程档案报送责任书》，大部分建设单位有专用库房、固定人员持证上岗、配备相应设施、制度上墙、档案整理规范。多数开发企业按时报送已竣工的城建档案，领取市城建档案馆签发的《建设工程预验收意见书》。
二、存在的主要问题
1、区县城建档案馆（室）发展不平衡，个别区县建设局对城建档案工作重视不够，没有纳入年度工作考核目标。有的区城建档案工作无专人负责，使整个城市建设档案收集归档工作处于无序管理状态。
2、城建档案工作人员和馆（室）必备设备不充足，还不能适应快速发展的城市建设档案工作的需求。近年来，各区县城建档案馆（室）的人员、设备虽有一些补充，但兼职和借用人员所占的比例较大，现代化的办公设备配备较少，对稳定档案人员队伍、提高城建档案管理都有一定的影响。
3、落实城建档案“两书一证”制度力度不够。有的区县建设局没有从源头上把好建设工程档案报送责任书签订关，城建档案收集渠道不畅通，工程竣工信息不灵，竣工档案预验收制度落实不够。另外在制度上要求档案报送和竣工备案的时间不协调，办理工程竣工档案验收程序出现脱节，影响了档案报送与竣工备案同步进行。此外，建设系统各部门之间的配合关系还不够理顺，制约了建设工程档案的收集和归档，以致使《山东省建设工程档案合格证》的作用不能正常发挥。
4、落实档案保管“八防”要求差距较大，档案库房和档案保管条件亟待改善。个别区县建设局没有专门的城建档案库房，现有设备老旧落后，城建档案不能入柜上架，有的装具不统一，不规范，存放混乱。库房安全设施缺少，配备不全，没能按照“八防”要求实施城建档案保管。
5、城建档案归档不齐全、不完整，利用服务工作相对滞后。各区县城建档案注重建筑档案的收集归档，忽视对市政、园林、地下管线、公用基础设施档案的收集；注重对纸质档案的收集归档，不重视对电子、声像、照片等特种载体档案的收集。造成档案库藏内容单一、门类缺乏、信息含量少等缺陷。个别区县收缴的城建档案还是复印件，案卷质量达不到国家规范要求。
6、数字城建档案建设发展缓慢，城建档案现代化管理水平与快速发展的城市建设不相适应。“城建档案数字化管理系统”有待进一步完善，使用范围还不够普遍，相应设备不配套，部分区县建设单位、施工单位报送竣工档案时还没有电子档案。数字化城建档案管理系统宣传、推广力度需要加强。
7、被检查的建设单位（开发企业）没有及时收集建设小区内的园林、市政公用基础设施及地下管线档案，档案缺失严重，没有一个居住小区有完整的市政公用基础设施档案。部分建设单位、施工单位报送竣工档案时缺少电子档案。
三、整改要求和建议
1、提高依法治档的认识。继续加大对《淄博市城市建设档案管理办法》的宣传和实施力度，强化档案监管职能，加快依法治档步伐。一方面要采取多种形式、利用多种媒体有重点、有针对性的开展宣传活动，使每位从事城建档案管理的人员都熟知《淄博市城市建设档案管理办法》并自觉遵守和执行；另一方面采取督导检查的办法，有针对性的开展专项检查，促进《淄博市城市建设档案管理办法》的贯彻落实。
2、重视城建档案硬件建设和队伍建设，进一步提高馆（室）等级标准和档案人员业务素质。各区县建设行政管理部门要积极申请定员定编，加大对城建档案的资金投入，充实现代化办公设备，改善库房条件，积极开展城建档案馆（室）达标升级工作，定期进行检查评比，推动城建档案馆（室）的标准化建设。
3、抓好“两书一证”制度的落实，规范管理程序，确保城建档案能够完整收集、规范整理、安全保管和有效利用。各区县要重视 “建设工程档案报送责任书”的签订工作，从源头上把好建设工程档案报送责任关。区县建设局要协调好建设系统有关部门在建设工程竣工验收之前，审核《建设工程档案预验收意见书》把住工程档案备案验收关。按照《淄博市城市建设档案管理办法》，工程验收合格后建设局应及时颁发《山东省建设工程档案合格证》，使该证的作用得到充分的发挥。
4、继续推进现代化科技管理手段，全面实现城建档案的数字化管理。各区县要制定城建档案管理发展目标，加强对档案人员应用现代化管理设备和软件的培训，争取在2010-2011年内，全面实现城建档案数字化管理、计算机检索和局域网查阅，为建立数字城建档案管理网络奠定基础。
5、认真做好地下管线普查工作。已完成地下管线普查工作的区县，要加强地下管线的动态管理，及时更新数据库，为社会提供良好的服务。还没有开展地下管线普查工作的区县，要有计划地开展地下管线普查工作，利用1-2年时间完成地下管线的建档工作，建立起《城市地下管线档案信息管理系统》。
6、加强城市居住区内的园林、市政公用基础设施及地下管线的建设档案收集归档工作。进一步协调好各建设施工单位、主管部门的关系，建立科学完善的建设管理程序。
7、要充分发挥城建档案的作用，进一步提高城建档案管理部门的服务意识和服务功能。各级行政管理部门应积极配合，相互协调，加快数字化城建档案建设步伐，从而形成全市统一的管理格局，为全市城市规划、建设、管理做出突出贡献。
二〇一〇年三月九日
